Paperless office – это реально, или выключи принтер – спаси дерево!

Чтобы произвести тонну бумаги для печати, необходимо обработать примерно 3,5 куб.м древесины. Путем несложных математических вычислений в воображении складывается гора древесных стволов, сложенных друг на друга, примерно два метра (!) высотой и столько же шириной. 

А если расположить эти стволы вертикально, в полученном лесочке можно и заблудиться.  Чтобы усилить впечатление, взвесим стандартную упаковку бумаги в 500 листов – примерно 2,5 кг, итого: 400 пачек. Надолго ли такого количества хватит крупному современному предприятию с постоянным внутренним и внешним документооборотом? 

Шагая в ногу с тенденциями защиты окружающей среды многие предприятия по всему миру сокращают свои «бумажные расходы». Такие хай-тек компании как Google Drive, Manilla, HelloSign и Fujitsu ScanSnap даже объединились в Parerless Coalition, чтобы на собственном примере показывать, как они воплощают экологичный подход и делать все, чтобы помочь в этом другим.

Наша компания, работая в направлении электронного документооборота, со своей стороны тоже считает необходимым показывать пример экологичного бизнеса. Причем под словом «экологичный» здесь можно понимать не только сохранение природных ресурсов, а в целом ориентацию на совершенствование и гармоничное развитие.

Мы подсчитали, что только по партнерскому направлению за год оформляем порядка 4000 официальных документов, расходуя на это порядка 16000 листов офсетной бумаги формата А4. Добавим сюда сертификаты, лицензии и абонементы на систему, которые распечатываются на офсетной бумаге формата А4 большей плотностью – сравнимой с ватманом (300 граммов на квадратный метр) – их используется порядка 4000 листов за год. Понятно, что любые расчеты, в общем, очень приблизительны, но, пересчитав на деревья, получается:

• 1 дерево в год на официальные документы по направлению работы с партнерами;

• 1 дерево в год на сертификаты, лицензии и абонементы.

Одно дерево в год – вроде бы не много, но задумайтесь – сколько таких деревьев тратит каждое предприятие? Плюс нужно учесть еще и накладные расходы – упаковку, пересылку, курьерские услуги, хранение, затраты на распечатку и т.д. Зная, что мы можем противопоставить этому новые технологии, мы начали с себя и с собственных процессов:

1. С августа 2010 года отказались от печати комплектов документации к системе DIRECTUM при поставках ПО. Вся документация к системе теперь предоставляется пользователям в электронном виде.
2. С февраля 2013 года запущен пилотный проект, в рамках которого наша компания переходит на электронный обмен юридически значимыми документами с бизнес-партнерами через сервис Synerdocs.
3. С февраля 2013 года мы отказались от печати сертификатов о статусах сертифицированных специалистов. Теперь сертификаты после успешной аттестации высылаются специалистам на e-mail в электронном виде, в удобном для пересылки и просмотра формате.
4. С 1 октября 2013 года последует отказ от бумажных лицензий и абонементов. Ранее бланк лицензии и абонемента на обратной стороне содержал лицензионное соглашение, теперь заказчик сможет просмотреть его при установке и в личном кабинете на support@directum.ru.

Paperless office – это реально! Присоединяйтесь к нашим передовым технологиям!


Текст: Рахимова Татьяна, менеджер группы по работе с партнерами